Schema di capitolato per attività di digitalizzazione

La digitalizzazione comprende due distinte attività: A) la scansione ottica dei supporti cartacei; B) l'indicizzazione delle immagini ottenute. Entrambe vanno espletate in vista della fase successiva, di realizzazione dell'archivio elettronico consultabile via Internet.


1. Attività A: scansione ottica

Generalità

Sarà cura del committente indicare nel capitolato:

  1. la consistenza quantitativa degli elementi da digitalizzare;
  2. l'esigenza di acquisire anche il retro o altri lati del supporto, specificando in tal caso se le varie facce debbano formare un'immagine unica o più immagini separate;
  3. il formato minimo e massimo in centimetri o in pollici dei supporti, nonché le condizioni medie di conservazione;
  4. i vincoli di tutela conservativa da osservare;
  5. i limiti di mobilità dei materiali, la localizzazione più idonea dell'attività e le regole di accesso per gli addetti alla scansione, per es. orari di lavoro, quantità di oggetti da prelevare, restituzione dei
  6. materiali e ripristino dello stato precedente.

La scansione ottica dovrà essere effettuata con attrezzatura appropriata e nel luogo indicato, nel pieno rispetto della normativa vigente in tema di sicurezza del lavoro. Sarà compito del Fornitore installare tutta l’attrezzatura adatta.

Formato delle immagini

Per ogni immagine si forniranno immagini di diverso formato:

Va sempre previsto il ricorso a programmi di miglioramento e fotoritocco (rimozione del bordo nero esterno, correzione delle micro-rotazioni, rafforzamento del contrasto con filtri di smoothing e di riduzione del rumore, ecc.).

Le immagini sono destinate alla trasmissione via Internet e perciò dovranno essere il più possibile compatte, ma la buona qualità e la buona leggibilità a video ­ anche sotto ingrandimento ­ sono requisito indispensabile del processo di acquisizione.

Controlli della qualità

Il sistema di controllo della qualità delle immagini è finalizzato ad assicurare la buona leggibilità a video di tutto il contenuto informativo presente negli originali cartacei e consisterà in:

  1. creazione di un prototipo del prodotto sulla base di un campione significativo del fondo di materiali, fornito dal Responsabile dell'attività per conto del committente; l'approvazione formale del prototipo costituirà riferimento di qualità per il processo di digitalizzazione;
  2. verifiche periodiche a cura del medesimo Responsabile, che avrà facoltà di chiedere la ripetizione delle scansioni difettose.

In sede di valutazione delle offerte si terrà conto della proposta di sistemi di controllo aggiuntivi, come programmi automatici di individuazione delle immagini difettose, registro quotidiano dell'attività, ecc.

Identificazione delle immagini nelle memorie di massa

Durante la realizzazione del prototipo di cui sopra, il Responsabile dell'attività indicherà al Fornitore la procedura più idonea per attribuire a ciascuna immagine un nome identificativo univoco di lunghezza prefissata (filename di otto caratteri al massimo), formato nell'insieme di caratteri non accentati A–Z, a–z, 0–9 in modo da preservare la successione fisica del catalogo reale,

I filename saranno completati a cura del Fornitore con l'estensione fissa ".tif".

Nelle memorie di massa, i file-immagine potranno essere distribuiti in più directories, anch'esse denominate secondo il procedimento appena esposto, in modo da preservare l'ordinamento complessivo.

Modalità di consegna del prodotto

Al termine dell'attività, la collezione delle immagini consistente in directories e files verrà consegnata su uno o più CD-Rom o DVD, da fornire in duplice copia insieme a un breve rapporto descrittivo dell'attività svolta, di tutte le scelte tecniche operate, nonché dei contenuti del/dei CD-DVD.


2. Attività B: indicizzazione

Generalità

Contestualmente all'acquisizione delle immagini di cui all'attività precedente, il Fornitore curerà la compilazione di un archivio elettronico, nel quale ciascun file-immagine sia associato con distinte informazioni, contenenti:

  1. informazioni tecniche di base (DPI ripresa, formato grafico, dimensioni immagine, giorno e ora scansione);
  2. informazioni di base sui materiali (n. inventario, collocazione del materiale, collocazione del file della scansione su CD/DVD);
  3. eventuali informazioni specifiche per agevolare la ricerca delle informazioni (oggetto, titolo, autore ecc.)

Controlli di qualità

Affinché la riproduzione dei materiali sia fedele agli originali, il Fornitore garantirà nell'offerta la competenza degli operatori. In generale tutta l'attività B verrà sottoposta a controlli di qualità analoghi a quelli descritti sopra per l'attività A (realizzazione del prototipo, verifiche periodiche ecc.), miranti a evitare difetti nella formazione dei gruppi e soprattutto a eliminare gli errori di trascrizione.

In sede di valutazione si terrà conto della proposta di sistemi di controllo aggiuntivi e di ogni altro elemento che, in modo diretto o indiretto, sia suscettibile di migliorare la qualità finale dei risultati, come numero e prestazioni delle stazioni di lavoro, struttura del processo di acquisizione e affidabilità dei data-entry adottati, sistemi di verifica aggiuntivi della qualità dei metadati, documentazione e registri delle fasi di attività, qualtità di controlli sul flusso di lavoro ecc.


3. Attività C: implementazione di archivi elettronici consultabili via protocolli di rete

Una volta completata l'acquisizione dei dati, è richiesto all'impresa aggiudicataria di alimentare, con le immagini a risoluzione medio-bassa e con i relativi metadati, l'archivio elettronico consultabile via Internet presso la Biblioteca.

Il software di gestione della base di dati dovrà essere open source e i codici sorgenti relativi alla personalizzazione dovranno essere di proprietà dell'Istituzione aggiudicante.


4. Termini di consegna

Le attività A e B si svolgeranno strettamente nei tempi indicati nel capitolato in rapporto al numero dei materiali da digitalizzare e delle immagini da indicizzare.


5. Descrizione dei costi

I costi della fornitura dovranno essere indicati dalle offerte con il seguente grado di dettaglio:

  1. costo complessivo, al netto e al lordo dell'IVA;
  2. costo per unità di prodotto, specificando cosa si intende per unità di prodotto;
  3. nell'ambito del costo globale della fornitura, costi separati della scansione ottica (attività A) e dell'indicizzazione (attività B), al netto e al lordo dell'IVA.

Nell'ambito della valutazione economica delle offerte, il costo complessivo della fornitura sarà l'unico preso in considerazione per l'assegnazione del punteggio relativo alla voce "Prezzo globale della fornitura".

6. Criteri di valutazione delle offerte

La fornitura verrà aggiudicata (a norma dell'art. ..., comma ..., lettera ..., del D. Lgs. ...) a favore dell'offerta economicamente più vantaggiosa per l’Amministrazione, valutata in base ai seguenti parametri da indicare in in ordine decrescente di importanza:

  1. Prezzo globale della fornitura fino a ??? punti;
  2. Qualità del progetto: caratteristiche tecniche, organizzative e funzionali proposte oltre i requisiti minimi richiesti, considerati obbligatori nell’ambito del capitolato tecnico fino a ??? punti;
  3. Esperienze e referenze professionali documentate nell’ambito di forniture analoghe relative ad attività di digitalizzazione fino a ??? punti.